Pengadaan adalah proses mendapatkan atau membeli barang atau jasa, biasanya untuk tujuan untuk bisnis. Pengadaan paling sering dikaitkan dengan bisnis karena perusahaan harus meminta layanan atau membeli barang, biasanya dalam skala yang relatif besar. Pengadaan juga dapat mencakup keseluruhan proses pengadaan yang sangat penting bagi perusahaan yang mengarah pada keputusan pembelian akhir.
Alur Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Proses pengadaan barang dan jasa membutuhkan serangkaian langkah yang harus diikuti dengan cermat, seperti:
- Identifikasi kebutuhan
Langkah pertama dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan mengidentifikasi kebutuhan karena identifikasi kebutuhan yang tepat dapat membantu proses selanjutnya berjalan dengan baik.
- Perencanaan pengadaan
Perusahaan harus membuat perencanaan yang matang dengan menentukan anggaran yang tersedia, jadwal pengadaan, dan spesifikasi produk atau layanan yang diinginkan.
- Pencarian dan seleksi pemasok
Selanjutnya perusahaan mulai mencari pemasok yang berpotensial dalam pengadaan barang dan jasa. Proses pencarian dan penilaian ini dapat dilakukan dengan riset, pengumpulan informasi, dan komunikasi dengan pemasok yang berpotensi.
- Pengajuan penawaran
Setelah mendapatkan pemasok yang berpotensial, selanjutnya pemasok akan mengajukan penawaran yang terdiri dari rincian tentang produk atau layanan yang mereka tawarkan, termasuk biaya dan waktu pelaksanaan.
- Evaluasi penawaran
Setelah mengajukan penawaran, perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap penawaran tersebut dengan membandingkan penawaran berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.
- Negosiasi dan kontrak
Perusahaan dapat memulai negosiasi dengan pemasok, tujuan dari negosiasi ini adalah untuk mencapai kesepakatan terkait harga, kontrak, dan persyaratan lainnya.
- Pelaksanaan dan pengiriman
Pada tahapan ini pengiriman barang atau jasa dapat dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya
- Penerimaan dan evaluasi
Setelah barang atau jasa diterima akan dilakukan pemeriksaan dengan tujuan untuk melihat apakah spesifikasi dan kualifikasi barang atau jasa telah sesuai dengan persyaratan atau tidak.
- Penutupan dan pelaporan
Setelah semua proses selesai, dapat dilakukan penutupan dan pelaporan yang mencangkup evaluasi, biaya akhir, serta kekurangan apa yang bisa ditingkatkan untuk pengadaan selanjutnya.
Baca juga : 9 Alasan Mengapa Uji Kelayakan Lingkungan Hidup Sangat Penting!
Syarat pengadaan barang dan jasa
Dalam Peraturan Menteri Perhubungan No. PM 79/2015 tentang Persyaratan Penyedia Barang/Jasa di Lingkungan Kementerian Perhubungan. Syarat pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:
- Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan kegiatan usaha.
- Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis, dan manajerial untuk menyediakan barang/jasa.
- Memperoleh paling kurang 1 pekerjaan sebagai penyedia barang/jasa dalam kurun waktu 4 tahun terakhir.
- Memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan, dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan barang/jasa.
- Penyedia barang/jasa harus mempunyai perjanjian kerja sama yang memuat persentase kemitraan dan perusahaan yang mewakili persentase tersebut.
- Memiliki kemampuan pada bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha mikro, usaha kecil, dan koperasi kecil.
- Memiliki kemampuan dasar untuk usaha non kecil, kecuali untuk pengadaan barang/jasa konstruksi.
- Khusus untuk pelelangan dan pemilihan langsung pengadaan pekerjaan konstruksi memiliki dukungan dari bank.
- Khusus pengadaan pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya harus memperhitungkan sisa kemampuan paket (SKP).
- Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak dihentikan, dan tidak sedang menjalani sanksi pidana.
- Mempunyai NPWP dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir.
- Secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada kontrak.
- Tidak masuk dalam daftar hitam.
- Memiliki alamat yang tepat dan jelas.
- Menandatangani pakta integritas.
Baca juga : 4 Kriteria Pembangunan dan Pemeliharaan Komitmen Audit Internal SMK3
PT. Konsultan Katiga Indonesia merupakan perusahaan konsultan terkemuka di Indonesia dan sudah membantu banyak perusahaan dalam memenuhi kebutuhan mereka mengenai perizinan konstruksi, perizinan ketanagalistrikan, sertifikasi sistem manajemen, dan terkait legal perusahaan. Kami siap memberikan pelayanan konsultasi yang efektif, ramah, dan harga terjangkau. Dapatkan informasi maupun penawaran menarik lainnya dengan hubungi kami melalui kontak dibawah ini