Menerapkan standar ISO 9001:2015 merupakan salah satu langkah awal yang diambil organisasi untuk menciptakan sistem manajemen mutu. Namun, sangat disayangkan bahwa sebagian besar organisasi gagal menerapkan perubahan yang ditentukan oleh standar ini dalam jangka panjang. Jika organisasi Anda menghadapi tantangan dan hambatan dalam melakukan penerapan sistem manajemen mutu. Berikut 10 kesalahan umum dalam implementasi ISO 9001 dan tips penting terhindar dari kesalahan tersebut.
Kesalahan Umum Implementasi ISO 9001:2015
Dalam melakukan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 umumnya terdapat sejumlah kesalahan yang dapat menghambat kegiatan implementasi, seperti :
- Manajemen puncak tidak berkomitmen terhadap sistem ISO 9001.
Jika manajemen puncak tidak terlibat dalam kualitas, jika mereka tidak menyediakan sumber daya dan mekanisme untuk merencanakan, mengendalikan dan meningkatkan produk, layanan dan proses mereka, ISO 9001 tidak dapat dipertahankan dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, sangat penting bagi manajemen puncak untuk mengambil keputusan yang menunjukkan bahwa kualitas, peningkatan, dan kepuasan pelanggan.
- Tidak melatih personil kunci dalam ISO 9001
Tidak mengetahui apa itu ISO 9001 bisa menjadi kesalahan besar. Penting bagi organisasi untuk melatih personel kunci (seseorang yang memiliki peran dalam pengambilan keputusan) tentang ISO 9001, agar dapat memahami apa sebenarnya ISO 9001 itu dan apa yang dibutuhkan. Tidak mengetahui atau memahami ISO 9001 dapat membawa organisasi ke dalam kekecewaan dan keputusasaan.
- Tidak melatih semua personel
Setiap orang harus menerima pelatihan tentang aspek kualitas yang penting dari kegiatan dan proses yang mereka kerjakan. Setiap orang harus memahami pentingnya kualitas dan bagaimana mereka dapat mencapainya. Pelatihan harus sesuai dengan tanggung jawab mereka dan aktivitas yang mereka lakukan.
- Membuat sistem menjadi rumit
Jika organisasi bekerja untuk menjaga agar sistem tetap hidup, itu adalah tanda bahwa sistem tersebut terlalu rumit dan semua prosedur tidak memberikan nilai tambah bagi organisasi. Sistem manajemen mutu harus dibuat sederhana dan praktis, dan harus fokus pada hasil dan perbaikan, dan bukan pada dokumen.
- Tidak menggunakan proses tindakan korektif dengan benar
Organisasi perlu meluangkan waktu untuk menyelidiki masalah mereka dan melibatkan orang yang tepat dalam proses investigasi. Sebagian besar masalah bersifat berulang, sehingga menggunakan proses tindakan korektif dengan benar akan mengurangi atau menghilangkan pengulangan masalah tersebut.
- Tidak mengetahui apa yang diinginkan pelanggan
jIka organisasi tidak meluangkan waktu untuk mendengarkan pelanggan, mereka tidak akan dapat mencapai tujuan ini. Survei yang panjang dan rumit tidak diperlukan atau tidak disarankan, hanya dengan mengajukan beberapa pertanyaan kunci akan memberikan informasi yang cukup bagi organisasi untuk menentukan dan merencanakan perubahan yang bertujuan untuk memenuhi tujuan ini.
- Tergesa-gesa dalam proses implementasi
Untuk membangun sistem manajemen ISO 9001 yang solid membutuhkan kerja keras dan waktu, mencoba menerapkan sistem dalam waktu singkat akan menjadi kontraproduktif. Organisasi perlu meluangkan waktu yang diperlukan untuk merencanakan, melakukan, memeriksa dan bertindak untuk menerapkan sistem yang akan meningkatkan produk, layanan dan proses mereka.
- Tidak memiliki auditor internal yang terlatih dan berpengalaman
Dalam banyak kasus, auditor internal tidak memiliki pelatihan dan pengalaman yang diperlukan untuk membedakan detail kecil dari masalah besar dalam QMS. Auditor harus fokus pada isu-isu yang akan membantu organisasi meningkatkan proses dan sistem itu sendiri.
- Percaya bahwa apa yang berhasil untuk satu organisasi akan berhasil untuk organisasi mereka.
Setiap organisasi berbeda dan apa yang mungkin berhasil untuk satu organisasi, mungkin tidak akan berhasil untuk organisasi lain. Organisasi perlu fokus pada konteks spesifik mereka untuk membangun dan mengembangkan sistem manajemen mereka di sekitarnya.
- Membebankan tanggung jawab QMS kepada satu orang
Organisasi perlu memasukkan kualitas dalam pekerjaan dan kegiatan mereka. Bimbingan dan pelatihan diperlukan, tetapi jika kualitas tidak dilakukan setiap hari dalam setiap proses, maka sistem tidak akan pernah memberikan nilai tambah bagi organisasi. Ketahui juga bagaimana menerapkan prinsip ISO 9001 dalam industri konstruksi
Tips Meminimalisir Kesalahan Implementasi ISO 9001
Untuk dapat meminimalisir kesalahan umum saat implementasi ISO 9001, berikut sejumlah tips penting yang bisa Anda lakukan
- Meningkatkan pemahaman tentang ISO 9001
- Melakukan gap analysis
- Merencanakan implementasi dengan matang
- Melibatkan seluruh karyawan
- Melakukan penyusunan dokumen dan proses
- Melakukan monitoring saat implementasi dilakukan
- Melakukan evaluasi dan perbaikan